Dokumentacja niejawna musiała obowiązkowo być przechowywana w odpowiednio zabezpieczonych szafach, do których nie miały dostępu osoby postronne. Jednak dotyczyło to wyłącznie dokumentacji o niskim lub zerowym poziomie bezpieczeństwa, i tylko takiej, która mogła być odzyskana w razie jej utraty czy zniszczenia. Najbardziej delikatne dokumenty, dotyczące najważniejszych spraw i osób, musiały być przechowywane w o wiele bezpieczniejszy sposób niż składowanie w standardowej szafie na dokumentację.
Dobrze zabezpieczony sejf na dokumenty
Zwykłe sejfy biurowe na ogół nie mogły być używane do składowania takiej dokumentacji, gdyż zwykle nie posiadały ani atestów bezpieczeństwa, wymaganych do przechowywania w nich akt niejawnych, ani też nie posiadały wystarczająco dobrych zabezpieczeń. Przede wszystkim, oprócz certyfikatów wymienionych w ustawach, bardzo ważnym elementem był wysoki poziom odporności sejfu na czynniki zewnętrzne. Nowoczesny sejf ognioodporny, używany właśnie do takich dokumentów, nie tylko był wytrzymały i niewrażliwy na wszelkie próby otwarcia z użyciem narzędzi, ale zapewniał również prawie całkowitą ochronę zawartości przed wpływem powietrza czy substancji szkodliwych. Uszczelnienie używane w drzwiach sejfu zapobiegało zawilgoceniu czy zakurzeniu dokumentacji, chroniąc zawartość przed zniszczeniem, ale również nie dopuszczało do kontaktu z ogniem w przypadku pożaru. Sejf wykonany był również ze stopu stali o wysokiej trwałości, całkowicie niepalnego i niepodatnego na wpływ otwartego ognia. Stal owa nagrzewała się bardzo powoli i bardzo szybko oddawała ciepło na zewnątrz, tym lepiej osłaniając zawartość przed wysokimi temperaturami. Od wewnętrznej strony, sejf izolowany był warstwą tworzywa, blokującego nagrzewanie się zawartości. Jako iż owe sejfy spełniały wymogi bezpieczeństwa przewidywane w międzynarodowych ustawach, podstawowym zabezpieczeniem zawartości był przede wszystkim zamek elektroniczny, odblokowywany kodem szyfrowym.
Zamek ten był zazwyczaj połączony z systemem alarmowym budynku tak, iż wszelkie próby nieautoryzowanego otwarcia były natychmiast zauważane. Bardziej nowoczesne odmiany sejfów posiadały również bardziej zaawansowane zabezpieczenia, które różniły się w zależności od modelu, i mogły być zarówno kartami dostępowymi, jak i elektronicznymi układami rozpoznawania twarzy czy odcisków dłoni. Zabezpieczenia te były stosowane w zależności od konkretnych potrzeb użytkownika, choć i tak, najczęściej spotykanym był oczywiście elektroniczny zamek, głównie z powodu łatwości obsługi.
